SunSystems เป็นซอฟต์แวร์บริหารจัดการการเงิน (Financial Management System) ระดับโลกที่หลายองค์กรเลือกใช้ นี่คือประโยชน์หลักๆ ของ SunSystems
- Analysis Codes: คุณสามารถติด “แท็ก” (Tag) ให้กับทุกรายการธุรกรรมได้ เช่น รหัสแผนก, รหัสโครงการ หรือรหัสพนักงาน ทำให้ดึงรายงานแยกตามมิติต่างๆ ได้ทันทีโดยไม่ต้องรอปิดงบ
- ความยืดหยุ่นในการวิเคราะห์ข้อมูล (Unified Ledger) Sun Systems ใช้ระบบ Unified Ledger ซึ่งรวมสมุดรายวันทุกประเภท (General Ledger, Sales, Purchase) ไว้ในที่เดียว ทำให้ข้อมูลเชื่อมถึงกันหมด
1. ความยืดหยุ่นในการวิเคราะห์ข้อมูล (Unified Ledger)
SunSystems ใช้ระบบ Unified Ledger ซึ่งรวมสมุดรายวันทุกประเภท (General Ledger, Sales, Purchase) ไว้ในที่เดียว ทำให้ข้อมูลเชื่อมถึงกันหมด
- Analysis Codes: คุณสามารถติด “แท็ก” (Tag) ให้กับทุกรายการธุรกรรมได้ เช่น รหัสแผนก, รหัสโครงการ หรือรหัสพนักงาน ทำให้ดึงรายงานแยกตามมิติต่างๆ ได้ทันทีโดยไม่ต้องรอปิดงบ
2. รองรับหลายสกุลเงินและหลายบริษัท (Multi-everything)
เหมาะมากสำหรับธุรกิจที่มีบริษัทในเครือหรือทำธุรกิจข้ามชาติ:
- Multi-Currency: คำนวณอัตราแลกเปลี่ยนและกำไร/ขาดทุนจากค่าเงินได้แม่นยำ
- Multi-Company: สามารถจัดการข้อมูลหลายบริษัทได้ในระบบเดียว และทำงบการเงินรวม (Consolidation) ได้ง่ายขึ้น
3. การเชื่อมต่อที่ไร้รอยต่อ
SunSystems ขึ้นชื่อเรื่องการ “คุย” กับระบบอื่นได้ดี:
- เชื่อมต่อกับระบบหน้าบ้าน เช่น POS, ระบบจองโรงแรม (PMS) หรือระบบจัดซื้ออื่นๆ ได้ง่าย ลดการคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อน
- Integration: ช่วยลดข้อผิดพลาดที่เกิดจาก Human Error ได้อย่างมีนัยสำคัญ
4. รายงานที่ทรงพลังด้วย Q&A (Infor Query & Analysis)
นี่คือฟีเจอร์ที่ผู้ใช้งานรักที่สุดครับ:
- มันช่วยให้คุณดึงข้อมูลจาก SunSystems ออกมาแสดงบน Excel ได้โดยตรงแบบ Real-time
- สร้างรายงานการเงินที่ซับซ้อนได้เองโดยไม่ต้องรอฝ่าย IT เขียนโปรแกรมให้
วิธีการทำ Consolidation หรือการเชื่อมต่อกับ Excel (Q&A)
1).การทำ Consolidation (การรวมงบการเงิน): ใน Sun Systems การรวมงบจากหลายบริษัท (Entities) ไม่ใช่เรื่อง ยาก เพราะระบบถูกออกแบบมาให้รองรับโครงสร้างแบบ Multi-company อยู่แล้ว โดยมีวิธีการหลักๆ ดังนี้
- Global Chart of Accounts: คุณสามารถตั้งค่าผังบัญชีให้เหมือนกันในทุกบริษัท เพื่อให้การ Map ข้อมูลทำได้ทันที
- Currency Conversion: ระบบจะแปลงสกุลเงินของบริษัทลูก (Base Currency) ให้กลายเป็นสกุลเงินของงบรวม (Reporting Currency) โดยอัตโนมัติ ตามอัตราแลกเปลี่ยนที่คุณกำหนด
- Inter-company Eliminations: คุณสามารถตั้งค่าเพื่อตัดรายการระหว่างกัน (เช่น รายได้-ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นระหว่างบริษัทในเครือ) ออกไป เพื่อให้งบการเงินรวมสะท้อนภาพลักษณ์ที่แท้จริง
- Flexibility: สามารถรวมงบได้ทั้งแบบ 100% หรือตามสัดส่วนการถือหุ้น (Proportional)
2). การเชื่อมต่อกับ Excel ด้วย Q&A (Query & Analysis): Infor Q&A (หรือที่หลายคนคุ้นในชื่อ Vision) คือ Add-in ที่ฝังตัวอยู่ใน Microsoft Excel ซึ่งทำให้ Excel กลายเป็นหน้าจอรายงานของ SunSystems โดยตรง
วิธีการทำงาน:
1). Direct Link: Q&A จะเชื่อมต่อกับฐานข้อมูล SunSystems แบบ Real-time คุณไม่ต้อง Export ไฟล์ CSV หรือ Text file ออกมาแล้วค่อยไปจัด Format ใน Excel อีกต่อไป
2). Data Extraction (Query): คุณสามารถเลือกดึงข้อมูลได้ 2 แบบหลัก:
- Summary Reports: ดึงยอดรวม (Balance) ของบัญชีตามช่วงเวลาหรือรหัสวิเคราะห์ที่ต้องการ
- Detailed Drill-down: เมื่อเห็นตัวเลขยอดรวมใน Excel คุณสามารถ “คลิกขวา” เพื่อดูที่มาของตัวเลขนั้นไปจนถึงระดับ Transaction (Journal) ได้ทันที
3). Dynamic Filters: คุณสามารถสร้างหน้าจอรายงานชุดเดียว แต่เปลี่ยนแค่ “รหัสบริษัท” หรือ “ปีงบประมาณ” ใน Cell เดียว แล้วกด Refresh ตัวเลขทั้งแผ่นงานจะอัปเดตตามทันที
เปรียบเทียบความแตกต่าง
| หัวข้อ | การทำด้วยมือ (Manual) | ทำผ่าน SunSystems & Q&A |
| เวลาที่ใช้ | ใช้เวลาหลายวัน (หรือเป็นสัปดาห์) | ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการ Refresh |
| ความแม่นยำ | เสี่ยงต่อการ Copy/Paste ผิด | ข้อมูลดึงตรงจากฐานข้อมูลบัญชี |
| การตรวจสอบ | ไล่หาที่มาของตัวเลขได้ยาก | ทำ Drill-down ตรวจสอบ Transaction ได้ทันที |
ขั้นตอนการสร้าง Report เบื้องต้น (Summary Report)
ขั้นตอนการดึง “ยอดดุลบัญชี” (Account Balance) ซึ่งเป็นพื้นฐานที่สุดของการทำงบการเงิน:
1). Login เข้าระบบ: เปิด Excel ขึ้นมาแล้วไปที่แถบเมนู Infor Query & Analysis จากนั้นทำการ Login ด้วย User เดียวกับที่ใช้ใน SunSystems
2). เลือกประเภท Query: คลิกที่ปุ่ม Summary Report (ใช้สำหรับดึงยอดรวม) หรือ Summary Link (ถ้าต้องการผลลัพธ์ลงใน Cell เดียว)
3). ระบุหัวข้อข้อมูล (Definition):
- Table: เลือกตารางข้อมูลที่ต้องการ (ส่วนใหญ่คือ Ledger สำหรับงานบัญชี)
- Business Unit: เลือกรหัสบริษัทที่ต้องการดึงข้อมูล
4). ตั้งค่า Filter (Selection Criteria): นี่คือจุดสำคัญที่คุณต้องระบุว่าอยากได้ข้อมูลช่วงไหน เช่น:
- Account Code: ระบุเลขที่บัญชี (เช่น 1000..3000 หรือระบุเป็นรายบัญชี)
- Period: ระบุงวดบัญชี (เช่น 2026001 ถึง 2026003)
- Analysis Codes: หากต้องการแยกตามแผนก หรือโครงการ ให้ใส่เงื่อนไขตรงนี้
5). เลือกรูปแบบการแสดงผล (Output):
- เลือก Field ที่ต้องการให้โชว์ใน Excel เช่น Account Code, Account Description และ Amount (ยอดเงิน)
6). กด OK เพื่อแสดงผล: ระบบจะดึงข้อมูลจาก SunSystems มาวางใน Excel ตามที่คุณตั้งค่าไว้
เทคนิคการทำให้ Report “Dynamic” (ไม่แข็งทื่อ) แทนที่จะพิมพ์รหัสบัญชีหรือปีงบประมาณลงไปในหน้าจอ Query โดยตรง ให้ใช้เทคนิค Cell Reference
- วิธีการ: ในช่อง Filter ของ Q&A แทนที่จะพิมพ์ “2026001” ให้คลิกที่ปุ่มข้างๆ แล้วเลือกไปที่ Cell ใน Excel (เช่น Cell A1) ที่คุณพิมพ์ปีงบประมาณไว้
- ประโยชน์: เมื่อคุณเปลี่ยนตัวเลขใน Cell A1 บน Excel แล้วกด Recalculate (F9) ข้อมูลในรายงานทั้งหมดจะอัปเดตตามทันทีโดยไม่ต้องเข้าไปแก้ใน Query อีก
สิ่งที่ควรระวังในการเขียน Report:
- Period Format: ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารูปแบบงวดบัญชีตรงกับในระบบ (ส่วนใหญ่คือ YYYYPPP เช่น 2026001)
- Balance Type: ต้องเลือกว่าจะดึงเฉพาะรายการที่เกิดขึ้นในงวด (Period Movement) หรือยอดสะสมยกมา (Balance to Date)
- Calculated Fields: หากต้องมีการคำนวณซับซ้อน แนะนำให้ดึงตัวเลขดิบออกมาจาก Q&A ก่อน แล้วค่อยใช้สูตร Excel คำนวณต่อ เพื่อลดภาระการประมวลผลของระบบ
1). วิธีการทำ Drill-down เบื้องต้น (On-the-fly): วิธีนี้รวดเร็วที่สุดสำหรับการตรวจสอบตัวเลขรายตัว:
- เลือก Cell ที่มีสูตร Q&A: คลิกไปที่ช่องตัวเลขที่คุณต้องการตรวจสอบ (เช่น ยอดค่ารับรองในงบกำไรขาดทุน
- เรียกใช้คำสั่ง Drill-down:
- ไปที่แถบเมนู Infor Query & Analysis แล้วคลิกปุ่ม Drill Drill
- หรือ คลิกขวา ที่ Cell นั้น แล้วเลือก Query & Analysis > Drill
3. เลือกประเภทข้อมูลที่ต้องการเจาะ (Drill To):
- โดยปกติเราจะเลือก Ledger Transactions เพื่อดูรายการรายวันทั้งหมดที่รวมกันเป็นยอดนี้
4. แสดงผล: หน้าต่างใหม่จะเด้งขึ้นมาพร้อมรายละเอียด เช่น วันที่, เลขที่ใบสำคัญ (Journal No.), รายละเอียด (Description), และรหัสวิเคราะห์ต่างๆ (Analysis Codes)
2). การทำ Drill-down แบบ “ลำดับขั้น” (Multi-level Drill): คุณสามารถเจาะลึกซ้อนเจาะลึกได้อีก เช่น:
Level 1: ดูยอดรวมแยกตาม แผนก (Department)
Level 2: ดับเบิลคลิกที่แผนก A เพื่อดูว่ามี เลขที่บัญชี (Account) อะไรบ้าง
Level 3: ดับเบิลคลิกที่บัญชีนั้นเพื่อดู รายการรายวัน (Transactions) ทั้งหมด
3). การส่งข้อมูล Drill-down ออกมาเป็น Report ใหม่: หากคุณต้องการนำข้อมูลที่เจาะลึกมาจัดรูปแบบหรือพิมพ์ส่งต่อ:
- ในหน้าต่าง Drill-down จะมีปุ่ม Output to Excel
- เมื่อคลิกแล้ว Q&A จะสร้าง Sheet ใหม่ ในไฟล์ Excel ของคุณ พร้อมตารางข้อมูลดิบทั้งหมดที่ประกอบกันเป็นยอดเงินนั้นทันที
เทคนิคพิเศษ: “Drill Breakout” หากคุณมีงบรวมทั้งบริษัท แต่อยากเห็นยอดแยกตาม “ศูนย์ต้นทุน” (Cost Center) ทั้งหมดกระจายออกมาในคราวเดียว:
- ใช้คำสั่ง Breakout ในเมนู Q&A
- เลือกว่าจะให้ “แตกตัวเลข” ตามมิติไหน (เช่น Analysis Code 1)
- ระบบจะสร้างบรรทัดใหม่หรือ Sheet ใหม่แยกตาม Cost Center ให้โดยอัตโนมัติ โดยที่ยอดรวมยังคงถูกต้องตามเดิม
ข้อควรระวัง:
- Data Volume: หากยอดรวมเกิดจากรายการรายวันจำนวนมหาศาล (หลักแสนบรรทัด) การ Drill-down อาจใช้เวลาประมวลผลนาน ควรใส่ Filter (เช่น ช่วงวันที่ หรือแผนก) ให้แคบลงก่อนครับ
- Security: สิทธิ์ในการ Drill-down จะขึ้นอยู่กับ User Profile ใน SunSystems หากคุณไม่มีสิทธิ์ดูบางแผนก ข้อมูลส่วนนั้นก็จะไม่ปรากฏในการ Drill ครับ
วิธีการตั้งค่า “Analysis Codes” ใน SunSystems เพื่อให้เวลา Drill-down แล้วเห็นข้อมูลที่ละเอียดและเป็นระเบียบมากขึ้น
1). โครงสร้างของ Analysis Dimensions: ใน Sun Systems ปกติจะมีช่อง Analysis ให้ใช้ถึง 10 ช่อง (เรียกว่า T0 ถึง T9) หรือมากกว่านั้นตามเวอร์ชัน คุณควรวางแผนการใช้งานให้ชัดเจน เช่น:
T1 (Cost Center): ฝ่าย/แผนก (Marketing, HR, IT)
T2 (Project): ชื่อโครงการหรือแคมเปญ
T3 (Employee): รหัสพนักงาน (สำหรับค่าเบี้ยเลี้ยง/เดินทาง)
T4 (Product Line): กลุ่มผลิตภัณฑ์ (สำหรับวิเคราะห์กำไรขั้นต้น)
2). ขั้นตอนการตั้งค่าใน Sun Systems: คุณต้องเข้าไปตั้งค่า 3 ส่วนหลักเพื่อให้ข้อมูลไหลลื่น:
- Analysis Dimensions: กำหนด “หัวข้อ” (เช่น T1 คือ Cost Center)
- Analysis Codes: สร้าง “ตัวเลือก” ภายใต้หัวข้อนั้น (เช่น CC01 = Marketing, CC02 = Sales)
- Tip: ควรใส่รหัส (Code) ที่มีรูปแบบชัดเจน เช่น แผนกเริ่มด้วย ‘D’, โปรเจกต์เริ่มด้วย ‘P’ เพื่อให้เวลา Filter ใน Q&A ทำได้รวดเร็ว
3. Analysis Mapping (หัวใจสำคัญ): คุณต้องเลือกว่าบัญชีไหน “บังคับ” ให้ใส่รหัสอะไร
- ตัวอย่าง: บัญชีค่าใช้จ่าย (Expenses) ต้องบังคับใส่ Cost Center ทุกครั้ง แต่บัญชีเงินสด (Cash) ไม่จำเป็น
3). เทคนิคตั้งค่าเพื่อให้ Drill-down “เป็นระเบียบ” เพื่อให้เวลาดึงรายงานใน Excel (Q&A) แล้วไม่ปวดหัว แนะนำให้ทำดังนี้ครับ:
- Hierarchy (โครงสร้างต้นไม้): ใน SunSystems คุณสามารถผูก Analysis Codes เข้ากับ Analysis Hierarchy ได้ เช่น รหัสแผนก 101, 102, 103 ให้วิ่งไปรวมที่ “ฝ่ายขาย” (Sales Division) วิธีนี้เวลา Drill-down คุณจะเลือกดูเป็นระดับฝ่าย หรือเจาะจงรายแผนกก็ได้
- Linking Dimensions: ตั้งค่าให้ Analysis สองตัวสัมพันธ์กัน (Dependent Analysis) เช่น ถ้าเลือกโปรเจกต์ A ระบบจะ Filter ให้เลือกได้เฉพาะศูนย์ต้นทุนที่เกี่ยวข้องเท่านั้น เพื่อลดโอกาสคีย์ข้อมูลผิดตั้งแต่ต้นทาง
- Consistent Naming: ชื่อรหัส (Description) ควรตั้งให้สื่อความหมายชัดเจน เพราะเวลาข้อมูลไปปรากฏใน Excel Q&A ชื่อเหล่านี้จะถูกนำไปทำ Pivot Table หรือรายงานสรุปผลทันที
4). ผลลัพธ์เมื่อ Drill-down ใน Excel เมื่อตั้งค่าไว้ดีแล้ว เวลากด Drill-down ใน Q&A จะเห็นตารางที่มีความละเอียดสูง เช่น: “ค่ารับรอง 50,000 บาท” เมื่อเจาะลงไปจะเห็นทันทีว่า:
- เป็นของ แผนกขาย (T1)
- ใช้ใน โครงการเปิดตัวสินค้าใหม่ (T2)
- เบิกโดย คุณสมชาย (T3)
หากท่านไหนที่สนใจเกี่ยวกับระบบ SunSystems, CheckSCM หรือบริการอื่นๆ ของ IMAS
สามารถติดต่อได้ที่ sale@i-mas.net สอบถามเพิ่มเติม โทร 02-6667400
หรือ Line Official : @imas.official (มี @ ด้วยนะคะ)
