SunSystems ช่วยให้ระบบบัญชีและการเงินทำงานได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพขึ้นผ่านจุดเด่นหลักๆ ดังนี้
1). โครงสร้าง Unified Ledger ( สมุดบัญชีแยกประเภทแบบรวม )
แตกต่างจากระบบบัญชีทั่วไป Sun Systems ใช้โครงสร้างที่รวมทุกอย่างไว้ในที่เดียว ( General Ledger, Sales Ledger, Purchase Ledger )
- ผลลัพธ์: ไม่ต้องเสียเวลาทำกระบวนการ “Post” หรือปิดยอดระหว่างโมดูล เมื่อบันทึกรายการในระบบซื้อหรือขาย ข้อมูลจะสะท้อนไปที่บัญชีแยกประเภททันทีแบบ Real-time
2). การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Analysis Codes
Sun Systems ใช้ระบบรหัสวิเคราะห์ข้อมูล ( Analysis Dimensions ) แทนการสร้างผังบัญชีที่ยืดยาว
- ผลลัพธ์: แทนที่จะต้องสร้างเลขที่บัญชีแยกตามแผนกหรือโปรเจกต์ ( เช่น 5000-01, 5000-02 ) คุณใช้แค่เลขบัญชีเดียวแล้วผูกรหัสแผนกเข้าไป ทำให้การบันทึกข้อมูลง่ายขึ้น ลดความซับซ้อนของผังบัญชี และดึงรายงานแยกตามเงื่อนไขต่างๆ ได้รวดเร็ว
3). การดึงรายงานผ่าน PMQA ( Infor Q&A )
นี่คือจุดแข็งที่สุดที่คุณระบุไว้ในสเปก ( ที่ต้องใช้ Excel 2019 ขึ้นไป )
- ผลลัพธ์: พนักงานบัญชีสามารถดึงข้อมูลจากฐานข้อมูล SunSystems มาลงใน Excel ได้โดยตรงผ่านสูตร Link ข้อมูล ไม่ต้อง Export เป็น CSV แล้วมานั่งจัด Format ใหม่ ทุกครั้งที่ต้องการรายงานล่าสุด แค่กด “Recalculate” ข้อมูลก็จะอัปเดตทันที
4). รองรับการทำงานแบบ Multi-Everything
- Multi-Currency : คำนวณอัตราแลกเปลี่ยนและกำไร/ขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนให้อัตโนมัติ
- Multi-Company : สลับการทำงานระหว่างบริษัทหรือรวมงบการเงินหลายบริษัท ( Consolidation ) ได้อย่างรวดเร็ว
5). การทำงานผ่าน Web Browser ( ในเวอร์ชัน 6.4 )
ด้วยสเปก Server ที่คุณเตรียมไว้ ( CPU 4 Core, RAM 32GB ) จะช่วยให้ :
- ผลลัพธ์ : ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงระบบผ่าน Browser ได้จากทุกที่ ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมลงในเครื่อง Client ทุกเครื่อง ลดภาระด้าน IT และทำให้การอนุมัติรายการ ( Workflow ) ทำได้รวดเร็วขึ้น
Sun Systems ช่วยลด “งานมือ ( Manual Task )” และ “ระยะเวลาในการทำรายงาน” ทำให้ฝ่ายบัญชีมีเวลาไปวิเคราะห์ข้อมูลมากกว่าการบันทึกข้อมูล
เพื่อให้การทำงานใน Sun Systems 6.4 รวดเร็วและมีประสิทธิภาพสูงสุดตามสเปกเครื่องที่คุณจัดเตรียมไว้ การตั้งค่า Analysis Codes และการใช้ PMQA ( Infor Q&A ) อย่างถูกวิธีคือหัวใจสำคัญ
1). การตั้งค่า Analysis Codes ให้มีประสิทธิภาพ ( Analysis Dimensions )
แทนที่จะสร้างผังบัญชี ( Chart of Accounts ) ให้ยาวเหยียด ให้ใช้หลักการ “ผังบัญชีสั้น รหัสวิเคราะห์ละเอียด” ครับ
– กำหนดโครงสร้างที่ชัดเจน: แบ่งกลุ่ม Analysis เป็นมิติต่างๆ เช่น :
- Dimension 1 : Cost Center ( ฝ่าย/แผนก )
- Dimension 2 : Project ( โครงการ )
- Dimension 3 : Product Line ( กลุ่มสินค้า )
–ใช้ Analysis Hierarchy : จัดกลุ่มรหัสวิเคราะห์เป็นลำดับชั้น ( เช่น รหัสแผนกย่อยรวมเป็นฝ่าย ) เพื่อให้ตอนดึงรายงานสามารถเลือกดึงทีเดียวทั้งกลุ่มได้
–บังคับใส่ข้อมูล ( Mandatory Analysis ) : ตั้งค่าในระบบว่าเลขที่บัญชีนี้ ( เช่น ค่าใช้จ่าย ) “ต้อง” ใส่รหัส Analysis เสมอ เพื่อป้องกันข้อมูลขาดหาย ซึ่งจะทำให้เสียเวลามาไล่เติมภายหลัง
2). เทคนิคการใช้ PMQA ( Infor Q&A 11.3 ) ให้ดึงรายงานเร็วขึ้น
เนื่องจากคุณใช้ Excel 2019/365 ร่วมกับ PMQA 11.3 เทคนิคเหล่านี้จะช่วยให้ Excel ไม่ค้างและคำนวณเร็วขึ้นครับ:
–ใช้ Summary Report แทน Details: หากต้องการทำงบกำไรขาดทุน ให้ดึงข้อมูลแบบ Summary Report แทนการดึงทุก Transaction ( Data Send/Link ) เพราะจะทำให้ไฟล์ Excel มีขนาดเล็กและประมวลผลเร็วกว่ามาก
–การอ้างอิงเซลล์ ( Cell Referencing ) : ในการตั้งค่า Query ของ PMQA อย่าพิมพ์เงื่อนไข ( เช่น วันที่ หรือ รหัสบัญชี ) ลงไปในตัวโปรแกรมโดยตรง ให้ใช้วิธี Link ไปยัง Cell ใน Excel แทน เพื่อให้เวลาเปลี่ยนเงื่อนไขรายงาน แค่เปลี่ยนค่าใน Cell เดียว รายงานทั้งฉบับจะอัปเดตทันที
–ใช้ Macro หรือ “Recalculate Selected” : หากไฟล์รายงานมีขนาดใหญ่มาก หลีกเลี่ยงการกด “Recalculate All” แต่ให้เลือกคำนวณเฉพาะแผ่นงาน ( Worksheet ) ที่จำเป็น จะช่วยลดภาระของ CPU 4 Core ที่คุณเตรียมไว้ได้ครับ
–ลบสูตรที่ไม่จำเป็น ( Flatten Data ) : เมื่อดึงข้อมูลเสร็จและต้องการส่งต่อให้ผู้บริหาร หากไม่ต้องมีการแก้ไขข้อมูลแล้ว ให้ Copy และ Paste as Value เพื่อตัดการเชื่อมต่อกับฐานข้อมูล จะทำให้คนอื่นเปิดไฟล์ได้เร็วขึ้นโดยไม่ต้องมีโปรแกรม PMQA
3). การเตรียมความพร้อมด้าน System สำหรับ PMQA
เนื่องจากระบบของคุณเป็นแบบ On-Premise VM :
- Network Latency : ตรวจสอบให้แน่ใจว่าความเร็วเครือข่ายระหว่างเครื่อง Client และ SQL Server มีความเสถียร เพราะ PMQA จะรับส่งข้อมูลจำนวนมากขณะดึงรายงาน
- SQL Indexing : ควรให้ทีม IT ช่วยทำ Indexing บนฐานข้อมูล Sun Systems ในส่วนของ Analysis Codes ที่ใช้งานบ่อยๆ เพื่อให้ SQL Server ค้นหาข้อมูลได้เร็วขึ้นครับ
หัวใจสำคัญคือ “กรองข้อมูลให้แคบที่สุดจากหน้า Query” ก่อนจะดึงลงมาใน Excel
หากท่านไหนที่สนใจเกี่ยวกับระบบ : SunSystems, CheckSCM หรือบริการอื่นๆ ของ IMAS
สามารถติดต่อได้ที่ : sale@i-mas.net สอบถามเพิ่มเติม โทร 02-666740
หรือ Line Official : @imas.official ( มี @ ด้วยนะคะ )
