ทำไม PMQA ถึงช้า?

ทำไม PMQA ถึงช้า?
Marketing Team บทความ

ลองจินตนาการว่า Database ของคุณคือ “โกดังเก็บวัตถุดิบ” และ PMQA คือ “พนักงานยกของ” ส่วน Excel คือ “โต๊ะปรุงอาหาร” ของคุณครับ

  1. ปัญหา “สั่งของทีละชิ้น” (Cell-based Overload)

สาเหตุ: หลายคนชอบเขียนสูตร Q&A ไว้ใน Excel ทีละช่องๆ (เช่น ดึงยอดเงินฝากธนาคารช่อง A1, ดึงยอดเงินสดช่อง A2)

  • ทำไมถึงช้า: ทุกครั้งที่คุณกด Refresh พนักงาน (PMQA) ต้องวิ่งไปที่โกดัง 1 รอบเพื่อหยิบของ 1 ชิ้น ถ้าคุณมี 1,000 ช่อง พนักงานต้องวิ่ง 1,000 รอบ!
  • วิธีแก้: เปลี่ยนมาใช้ Summary Report หรือ Expansion ซึ่งเป็นการ “สั่งของเป็นลิสต์” พนักงานจะวิ่งไปโกดังแค่รอบเดียวแล้วยกของทั้งหมดมาวางให้คุณทีเดียว

2. ปัญหา “ไม่ระบุตำแหน่งของ” (Lack of Filtering)

สาเหตุ: การดึงข้อมูลโดยไม่ระบุ Ledger, Year, หรือ Period ที่ชัดเจน หรือปล่อยให้เป็นค่าว่าง (Blank) เพื่อให้ระบบหาเอง

  • ทำไมถึงช้า: พนักงานต้อง “เดินหาทุกชั้น” ในโกดังเพื่อดูว่ามีของที่คุณต้องการไหม (Full Table Scan)
  • วิธีแก้: ใส่ Filter ให้เข้มงวดที่สุดในหน้า Definition เช่น ระบุ Actual (A), Period, และ Account Range ให้ชัดเจน ยิ่งฟิลเตอร์แคบ ระบบยิ่งหาของเจอเร็วขึ้น

3. ปัญหา “สูตร Excel ตีกันเอง” (Calculation Engine Conflict)

สาเหตุ: ในไฟล์ Excel มีสูตร VLOOKUP, SUMIFS หรือสูตรคำนวณของ Excel เองซ้อนอยู่กับสูตร PMQA

  • ทำไมถึงช้า: เมื่อ PMQA ดึงข้อมูลมาวาง 1 ตัว Excel จะพยายามคำนวณสูตรที่เหลือทั้งไฟล์ใหม่ทันที ทำให้เกิดอาการ “ค้าง” เพราะต่างคนต่างแย่งทรัพยากรเครื่อง
  • วิธีแก้: ไปที่ Formulas > Calculation Options > เลือกเป็น Manual ก่อนจะกด Extract ข้อมูลจาก PMQA เมื่อข้อมูลมาครบแล้วค่อยกด F9 เพื่อคำนวณ Excel ต่อ

4. ปัญหา “ขยะในไฟล์สะสม” (Metadata & Cache)

สาเหตุ: ไฟล์เดิมที่ใช้มาหลายปี (Legacy File) มักมี “ร่องรอย” ของการเชื่อมต่อเก่าๆ หรือการตั้งค่าที่ไม่ได้ใช้แล้วซ่อนอยู่

  • ทำไมถึงช้า: PMQA ต้องเสียเวลาตรวจสอบการเชื่อมต่อ (Check Integrity) ของสูตรเก่าๆ ทุกครั้งที่เปิดไฟล์
  • วิธีแก้: ใช้ฟังก์ชัน “Recalculate Worksheet” แทนการปิดเปิดใหม่ หรือถ้าไฟล์หนักเกินไป ให้ลองสร้าง Sheet ใหม่แล้ว Copy เฉพาะ “Query Definition” ไปวาง เพื่อเริ่ม Start ข้อมูลบนไฟล์ที่สะอาดกว่า

5. ปัญหา “คอขวดที่ระบบเครือข่าย” (Network Latency)

สาเหตุ: ตัว Database อยู่ที่ Server แต่ตัว Excel อยู่ที่คอมพิวเตอร์คุณ

  • ทำไมถึงช้า: หากอินเทอร์เน็ตหรือ LAN ช้า ต่อให้คอมพิวเตอร์คุณแรงแค่ไหน ข้อมูลก็ไหลมาได้เท่ากับ “ท่อ” ที่ส่งมา
  • วิธีแก้: ตรวจสอบกับ IT ว่าความเร็วการเชื่อมต่อกับ SQL Server ยังปกติดีไหม หรือลดการดึงข้อมูลที่มีขนาดใหญ่เกินไป (เช่น การดึง Transaction รายบรรทัดมาโชว์ใน Excel หลายหมื่นบรรทัด)

“5 เทคนิคเด็ด ดึงรายงานเร็วขึ้นใน Infor PMQA 11.3“

  1. ใช้ “Filter” ให้ลึกที่สุด (The Narrower, The Better)

อย่าดึงข้อมูลแบบ “เผื่อเลือก” ครับ หากคุณต้องการดูข้อมูลแค่เดือนเดียว ให้ระบุ Period ให้ชัดเจนในหน้า Definition แทนการดึงข้อมูลทั้งปีแล้วมาซ่อนแถวใน Excel เพราะระบบจะประมวลผลตามที่คุณสั่งในหน้าต่าง Q&A ก่อนส่งค่ามาที่ Sheet

2. หลีกเลี่ยงการใช้ Link แบบ “Cell by Cell” (Summary Reports)

หากต้องการดึงข้อมูลสรุปยอด (Summary) ให้ใช้ฟังก์ชัน Summary Report แทนการเขียนสูตรดึงข้อมูลทีละช่อง (Reference individual cells) หลายๆ พันช่อง

3. ทำไม?: การดึงแบบทีละช่องจะส่งคำสั่งไปที่ Database เป็นรายครั้ง (Multiple Requests) แต่ Summary Report ส่งคำสั่งครั้งเดียวแล้วดึงมาทั้งก้อน (Single Batch Request)

ใน Excel ให้ตั้งค่าเป็น Manual Calculation หรือใช้ฟังก์ชัน Internal Calculation ของตัว Q&A เอง

  • เทคนิค: เข้าไปที่ Options ใน Q&A และเลือกปิดการคำนวณอัตโนมัติขณะที่มีการแก้ไข เพื่อให้ระบบทำงานเฉพาะตอนที่เรากด Extract เท่านั้น

4. จัดการโครงสร้างบัญชี (Account Range) อย่างฉลาด

แทนที่จะดึง Account แบบกระจัดกระจาย (เช่น 1001, 1005, 2001) ให้พยายามจัดกลุ่มบัญชีในระบบบัญชี (SunSystems) ให้เป็นหมวดหมู่ แล้วใช้การดึงแบบ Range (1001:1005) หรือใช้ Account Group แทน จะช่วยลดภาระการค้นหาของ SQL Server ได้มหาศาล

5. เคลียร์ Cache และความจำชั่วคราว

ในเวอร์ชัน 11.3 จะมีระบบจัดการหน่วยความจำที่ดีขึ้น แต่ถ้าไฟล์ Excel ของคุณผ่านการใช้งานมานาน (Legacy files) แนะนำให้ Re-build หรือคัดลอกเฉพาะสูตร Q&A ไปใส่ไฟล์ใหม่เพื่อลดขนาดไฟล์และล้าง Metadata ที่ไม่จำเป็นออก

การทำงานของ Infor Q&A เปรียบเสมือนการ “ส่งพนักงานไปหยิบของในโกดัง”

  • ถ้าคุณสั่งไม่ชัดเจน: พนักงานต้องเดินหาของทั่วโกดัง (Database Scan) ทำให้ใช้เวลานาน
  • ถ้าคุณสั่งหลายรอบ: พนักงานต้องเดินไปกลับหลายรอบ (Individual Cell Queries)

หัวใจสำคัญของความเร็วในเวอร์ชัน 11.3 คือ:

  1. Direct Communication: ตรวจสอบว่า Connection ระหว่าง Excel กับ Database Server เสถียรหรือไม่ (ผ่านการตั้งค่าใน Datalink)
  2. Data Reduction: ดึงมาเฉพาะสิ่งที่ต้องใช้จริงๆ เช่น การใช้ Exclude Zero Amount เพื่อไม่ให้ระบบเสียเวลาส่งค่าที่เป็นศูนย์กลับมา
  3. Upgrade Hardware Awareness: หากฐานข้อมูลมีขนาดใหญ่ขึ้นเรื่อยๆ (Big Data) การเพิ่ม RAM ให้กับ SQL Server จะส่งผลโดยตรงต่อความเร็วในการคำนวณของ Q&A

ข้อแนะนำเพิ่มเติม: หากต้องทำรายงานที่มีความซับซ้อนสูงมาก แนะนำให้ใช้เทคนิค Executive Reports แทนการใช้ Reference ใน Sheet เยอะๆ เพราะจะช่วยลดภาระของ Excel Engine ได้ดีที่สุด

หากท่านไหนที่สนใจเกี่ยวกับระบบ : SunSystems, CheckSCM หรือบริการอื่นๆ ของ IMAS
สามารถติดต่อได้ที่ : sale@i-mas.net สอบถามเพิ่มเติม โทร 02-666740
หรือ Line Official : @imas.official ( มี @ ด้วยนะคะ )