สำหรับธุรกิจโรงแรม การกระทบยอด (Reconciliation) ระหว่างรายงานการปฏิบัติการ (Operational Reports) จาก PMS กับงบการเงิน (Financial Statements) จากระบบบัญชีเป็นกระบวนการที่กินเวลาและมักก่อให้เกิดข้อผิดพลาด แต่เมื่อ Sun Systems ทำงานร่วมกับ PMS อย่างไร้รอยต่อ ปัญหานี้จะหมดไป
หัวใจสำคัญคือการที่ Sun Systems บันทึกข้อมูลตามมาตรฐานของ PMS ตั้งแต่ต้น ทำให้ตัวเลขตรงกันโดยธรรมชาติ ไม่ใช่การทำให้ตัวเลขมา “ตรงกันทีหลัง“
Sun Systems บันทึกข้อมูลตามมาตรฐานของ PMS ตั้งแต่ต้น คือ หัวใจสำคัญที่ทำให้ระบบนี้แตกต่างจากระบบบัญชีทั่วไป เพราะมันคือการสร้างสะพานเชื่อมที่ทำให้ “ภาษาการปฏิบัติงาน” (Hotel Operations) กลายเป็น “ภาษาทางการเงิน” (Accounting) ได้โดยอัตโนมัติ
นี่คือคำอธิบายเจาะลึกว่าการบันทึกข้อมูลแบบ “มาตรฐานเดียวกัน” นั้นทำงานอย่างไรและมีประโยชน์อย่างไรครับ:
1. การใช้มาตรฐาน USALI เป็นบรรทัดฐาน
ส่วนใหญ่โรงแรมทั่วโลกใช้มาตรฐาน USALI (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry) ในการจัดทำงบการเงิน Sun Systems ถูกออกแบบมาให้ยืดหยุ่นจนสามารถตั้งค่าผังบัญชี (Chart of Accounts) ให้ตรงกับรหัสรายได้ใน PMS ได้แบบ 1 : 1
- ผลลัพธ์ : เมื่อ PMS สรุปยอด “รายได้ค่าห้องพัก” มา ระบบ Sun Systems จะไม่มองว่าเป็นแค่ตัวเลขรวม แต่มันจะถูกจำแนกเข้าหมวดหมู่ตามมาตรฐานการโรงแรมที่กำหนดไว้ใน PMS ทันที
2. การ Mapping รหัสธุรกิจ (Revenue Code Mapping)
ใน PMS จะมีรหัสกิจกรรมมากมาย เช่น รหัสค่าอาหารเช้า, รหัสค่าซักรีด, รหัสค่าเช่าสถานที่
- การทำงาน : เราจะทำการ “จับคู่” (Mapping) รหัสเหล่านี้ไว้ในระบบตั้งแต่ตอนติดตั้ง เมื่อมีการปิดรอบวัน ข้อมูลจากรหัสเหล่านี้จะไหลเข้าสู่ระบบบัญชีในช่องที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ
- ตัวอย่าง : **PMS : Revenue Code 101 (Deluxe Room)
- Sun Systems : GL Account 41100 (Room Revenue) + Analysis Dimension (Deluxe Category)
3. การใช้ Analysis Dimensions แทนการสร้างผังบัญชีที่ยุ่งเหยิง
ระบบบัญชีทั่วไปอาจต้องสร้างผังบัญชีแยกกันเป็นพันรหัสเพื่อแยกสาขาหรือแผนก แต่ Sun Systems ใช้ Analysis Dimensions ( มิติการวิเคราะห์ )
- หัวใจสำคัญ : เมื่อข้อมูลจาก PMS ถูกส่งมา ระบบจะ “แปะป้าย” ข้อมูลนั้นตามมาตรฐานที่ PMS ระบุไว้ เช่น ข้อมูลนี้มาจาก สาขา A / แผนก F&B / ศูนย์กำไร Coffee Shop
- ประโยชน์ : ข้อมูลในบัญชีหลังบ้านจะมีความละเอียด (Granularity) เท่ากับข้อมูลหน้าบ้าน ทำให้ฝ่ายบัญชีเห็นภาพเดียวกับที่ฝ่ายปฏิบัติการเห็น
4. ความเป็นหนึ่งเดียวของข้อมูล ( Data Integrity )
เนื่องจาก Sun Systems ยอมรับและบันทึกข้อมูลตามโครงสร้างที่ PMS ส่งมา ทำให้เกิด “ความจริงชุดเดียว” (Single Source of Truth)
- ไม่มีการปรับแต่งตัวเลขระหว่างทาง
- หากฝ่ายปฏิบัติการดึงรายงาน “Occupancy Statistics” จาก PMS ตัวเลขรายได้ที่ปรากฏจะ “ต้องตรงกัน” กับงบกำไรขาดทุนใน SunSystems เพราะมันคือข้อมูลชุดเดียวกันที่ถูกส่งต่อมาตามมาตรฐานเดิม
การบันทึกตามมาตรฐาน PMS ตั้งแต่ต้น คือการ “ตั้งค่าให้ระบบคุยภาษาเดียวกัน” ตั้งแต่วันแรก ผลที่ตามมาคือคุณไม่ต้องเสียเวลา “แปล” หรือ “จัดหมวดหมู่ใหม่” ทุกครั้งที่ปิดงบเดือน ทำให้การทำงานรวดเร็วและแม่นยำอย่างที่ระบบอื่นทำได้ยากครับ
นี่คือ 3 ขั้นตอนง่าย ๆ ที่ Sun Systems ทำให้การกระทบยอดเป็นเรื่องง่ายดาย
🥇 ขั้นตอนที่ 1 : การกำหนดมาตรฐานรหัสบัญชีที่สอดคล้อง ( Unified Chart of Accounts Mapping)
ก่อนที่ข้อมูลจะถูกส่งเข้าระบบ ระบบจะต้องมีการกำหนดกฎเกณฑ์ที่ชัดเจนในการจับคู่รหัส :
- รหัสเดียว สองระบบ : รหัสรายได้และค่าใช้จ่ายใน PMS จะถูก Map เข้ากับรหัสบัญชีแยกประเภท (GL Account) และมิติในการวิเคราะห์ (Analysis Dimensions) ใน Sun Systems อย่างชัดเจนและเป็นระบบ
- การลงบัญชีอัตโนมัติ: เมื่อ PMS ส่งข้อมูล “รายได้ค่าห้องพัก” มา ระบบ Sun Systems จะรู้ทันทีว่าต้องบันทึกเข้าสู่ GL Account XXXXX และติดป้ายด้วย Analysis Dimension “Room Revenue “ทำให้ทุกธุรกรรมถูกบันทึกในรูปแบบที่ถูกต้องตามหลักการบัญชีของโรงแรม (เช่น USALI) ทันที
🥈 ขั้นตอนที่ 2 : การบันทึกข้อมูลลูกหนี้อัตโนมัติและแม่นยำ (Automated Sales Ledger Posting)
รายได้หลักของโรงแรมมาจากการจองและการเข้าพัก ซึ่งสร้างยอดลูกหนี้ (Sales Ledger) ใน PMS :
- การส่งข้อมูล Daily Summary : หลังการปิด Night Audit ข้อมูลสรุปรายได้และลูกหนี้จะถูกส่งเข้า SunSystems
- การสร้างบัญชีลูกหนี้ City Ledger : SunSystems จะสร้างรายการลูกหนี้ (City Ledger) ที่ต้องเรียกเก็บเงินจากบริษัททัวร์ หรือบริษัทคู่สัญญาอื่น ๆ โดยอัตโนมัติ โดยอ้างอิงข้อมูลชุดเดียวกับที่อยู่ใน PMS
- ไม่ต้องคีย์ซ้ำ : การบันทึกอัตโนมัตินี้ทำให้ยอดรวมของ Daily Revenue Report (จาก PMS) ย่อมเท่ากับยอดรวมที่บันทึกใน General Ledger (จาก SunSystems) ตั้งแต่แรก
🥉 ขั้นตอนที่ 3 : การตรวจสอบและดึงรายงานย้อนกลับ (Verification and Traceability)
เมื่อข้อมูลมาจากแหล่งเดียวและถูกบันทึกตามมาตรฐานเดียวกัน การตรวจสอบจึงง่ายมาก :
- รายงานที่โปร่งใส : เมื่อผู้บริหารต้องการเปรียบเทียบตัวเลข รายงานจาก Sun Systems ( เช่น งบกำไรขาดทุน ) จะมีรายละเอียดที่สามารถตรวจสอบย้อนกลับไปยัง รหัสอ้างอิงธุรกรรม (Reference Number) ที่มาจาก PMS ได้โดยตรง
- ลดขั้นตอนการ Reconciliation Manual : คุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์รายงานจากสองระบบออกมานั่งเทียบตัวเลขทีละบรรทัด เพราะหากมีการตั้งค่าการ Map ที่ถูกต้องในตอนเริ่มต้น ตัวเลขจะตรงกันอยู่แล้ว สิ่งที่คุณต้องทำคือการตรวจสอบว่าไม่มีข้อมูลตกหล่นจากการเชื่อมต่อเท่านั้นเอง
✅ ผลลัพธ์ที่วัดผลได้ :
- เวลาปิดงบเร็วขึ้น : การกระทบยอดที่ลดลง หมายถึงเวลาในการปิดบัญชีที่ลดลง
- ความเชื่อมั่นในข้อมูลสูงขึ้น : ข้อมูลถูกบันทึกโดยระบบอัตโนมัติ ลดโอกาสความผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ
- ผู้บริหารตัดสินใจได้ทันเวลา : ตัวเลขทางการเงินที่ผ่านการตรวจสอบอย่างรวดเร็ว พร้อมนำไปใช้ในการวิเคราะห์และตัดสินใจทางธุรกิจ
ให้ SunSystems เป็นศูนย์กลางทางการเงินที่ช่วยให้เครือโรงแรมของคุณเติบโตอย่างมั่นคง
หากท่านไหนที่สนใจเกี่ยวกับระบบ : SunSystems, CheckSCM หรือบริการอื่นๆ ของ IMAS
สามารถติดต่อได้ที่ : sale@i-mas.net สอบถามเพิ่มเติม โทร 02-666740
หรือ Line Official : @imas.official ( มี @ ด้วยนะคะ )
