ลองจินตนาการว่า Database ของคุณคือ “โกดังเก็บวัตถุดิบ” และ PMQA คือ “พนักงานยกของ” ส่วน Excel คือ “โต๊ะปรุงอาหาร” ของคุณครับ
- ปัญหา “สั่งของทีละชิ้น” (Cell-based Overload)
สาเหตุ: หลายคนชอบเขียนสูตร Q&A ไว้ใน Excel ทีละช่องๆ (เช่น ดึงยอดเงินฝากธนาคารช่อง A1, ดึงยอดเงินสดช่อง A2)
- ทำไมถึงช้า: ทุกครั้งที่คุณกด Refresh พนักงาน (PMQA) ต้องวิ่งไปที่โกดัง 1 รอบเพื่อหยิบของ 1 ชิ้น ถ้าคุณมี 1,000 ช่อง พนักงานต้องวิ่ง 1,000 รอบ!
- วิธีแก้: เปลี่ยนมาใช้ Summary Report หรือ Expansion ซึ่งเป็นการ “สั่งของเป็นลิสต์” พนักงานจะวิ่งไปโกดังแค่รอบเดียวแล้วยกของทั้งหมดมาวางให้คุณทีเดียว
2. ปัญหา “ไม่ระบุตำแหน่งของ” (Lack of Filtering)
สาเหตุ: การดึงข้อมูลโดยไม่ระบุ Ledger, Year, หรือ Period ที่ชัดเจน หรือปล่อยให้เป็นค่าว่าง (Blank) เพื่อให้ระบบหาเอง
- ทำไมถึงช้า: พนักงานต้อง “เดินหาทุกชั้น” ในโกดังเพื่อดูว่ามีของที่คุณต้องการไหม (Full Table Scan)
- วิธีแก้: ใส่ Filter ให้เข้มงวดที่สุดในหน้า Definition เช่น ระบุ
Actual (A),Period, และAccount Rangeให้ชัดเจน ยิ่งฟิลเตอร์แคบ ระบบยิ่งหาของเจอเร็วขึ้น
3. ปัญหา “สูตร Excel ตีกันเอง” (Calculation Engine Conflict)
สาเหตุ: ในไฟล์ Excel มีสูตร VLOOKUP, SUMIFS หรือสูตรคำนวณของ Excel เองซ้อนอยู่กับสูตร PMQA
- ทำไมถึงช้า: เมื่อ PMQA ดึงข้อมูลมาวาง 1 ตัว Excel จะพยายามคำนวณสูตรที่เหลือทั้งไฟล์ใหม่ทันที ทำให้เกิดอาการ “ค้าง” เพราะต่างคนต่างแย่งทรัพยากรเครื่อง
- วิธีแก้: ไปที่ Formulas > Calculation Options > เลือกเป็น Manual ก่อนจะกด Extract ข้อมูลจาก PMQA เมื่อข้อมูลมาครบแล้วค่อยกด F9 เพื่อคำนวณ Excel ต่อ
4. ปัญหา “ขยะในไฟล์สะสม” (Metadata & Cache)
สาเหตุ: ไฟล์เดิมที่ใช้มาหลายปี (Legacy File) มักมี “ร่องรอย” ของการเชื่อมต่อเก่าๆ หรือการตั้งค่าที่ไม่ได้ใช้แล้วซ่อนอยู่
- ทำไมถึงช้า: PMQA ต้องเสียเวลาตรวจสอบการเชื่อมต่อ (Check Integrity) ของสูตรเก่าๆ ทุกครั้งที่เปิดไฟล์
- วิธีแก้: ใช้ฟังก์ชัน “Recalculate Worksheet” แทนการปิดเปิดใหม่ หรือถ้าไฟล์หนักเกินไป ให้ลองสร้าง Sheet ใหม่แล้ว Copy เฉพาะ “Query Definition” ไปวาง เพื่อเริ่ม Start ข้อมูลบนไฟล์ที่สะอาดกว่า
5. ปัญหา “คอขวดที่ระบบเครือข่าย” (Network Latency)
สาเหตุ: ตัว Database อยู่ที่ Server แต่ตัว Excel อยู่ที่คอมพิวเตอร์คุณ
- ทำไมถึงช้า: หากอินเทอร์เน็ตหรือ LAN ช้า ต่อให้คอมพิวเตอร์คุณแรงแค่ไหน ข้อมูลก็ไหลมาได้เท่ากับ “ท่อ” ที่ส่งมา
- วิธีแก้: ตรวจสอบกับ IT ว่าความเร็วการเชื่อมต่อกับ SQL Server ยังปกติดีไหม หรือลดการดึงข้อมูลที่มีขนาดใหญ่เกินไป (เช่น การดึง Transaction รายบรรทัดมาโชว์ใน Excel หลายหมื่นบรรทัด)
“5 เทคนิคเด็ด ดึงรายงานเร็วขึ้นใน Infor PMQA 11.3“
- ใช้ “Filter” ให้ลึกที่สุด (The Narrower, The Better)
อย่าดึงข้อมูลแบบ “เผื่อเลือก” ครับ หากคุณต้องการดูข้อมูลแค่เดือนเดียว ให้ระบุ Period ให้ชัดเจนในหน้า Definition แทนการดึงข้อมูลทั้งปีแล้วมาซ่อนแถวใน Excel เพราะระบบจะประมวลผลตามที่คุณสั่งในหน้าต่าง Q&A ก่อนส่งค่ามาที่ Sheet
2. หลีกเลี่ยงการใช้ Link แบบ “Cell by Cell” (Summary Reports)
หากต้องการดึงข้อมูลสรุปยอด (Summary) ให้ใช้ฟังก์ชัน Summary Report แทนการเขียนสูตรดึงข้อมูลทีละช่อง (Reference individual cells) หลายๆ พันช่อง
3. ทำไม?: การดึงแบบทีละช่องจะส่งคำสั่งไปที่ Database เป็นรายครั้ง (Multiple Requests) แต่ Summary Report ส่งคำสั่งครั้งเดียวแล้วดึงมาทั้งก้อน (Single Batch Request)
ใน Excel ให้ตั้งค่าเป็น Manual Calculation หรือใช้ฟังก์ชัน Internal Calculation ของตัว Q&A เอง
- เทคนิค: เข้าไปที่
Optionsใน Q&A และเลือกปิดการคำนวณอัตโนมัติขณะที่มีการแก้ไข เพื่อให้ระบบทำงานเฉพาะตอนที่เรากด Extract เท่านั้น
4. จัดการโครงสร้างบัญชี (Account Range) อย่างฉลาด
แทนที่จะดึง Account แบบกระจัดกระจาย (เช่น 1001, 1005, 2001) ให้พยายามจัดกลุ่มบัญชีในระบบบัญชี (SunSystems) ให้เป็นหมวดหมู่ แล้วใช้การดึงแบบ Range (1001:1005) หรือใช้ Account Group แทน จะช่วยลดภาระการค้นหาของ SQL Server ได้มหาศาล
5. เคลียร์ Cache และความจำชั่วคราว
ในเวอร์ชัน 11.3 จะมีระบบจัดการหน่วยความจำที่ดีขึ้น แต่ถ้าไฟล์ Excel ของคุณผ่านการใช้งานมานาน (Legacy files) แนะนำให้ Re-build หรือคัดลอกเฉพาะสูตร Q&A ไปใส่ไฟล์ใหม่เพื่อลดขนาดไฟล์และล้าง Metadata ที่ไม่จำเป็นออก
การทำงานของ Infor Q&A เปรียบเสมือนการ “ส่งพนักงานไปหยิบของในโกดัง”
- ถ้าคุณสั่งไม่ชัดเจน: พนักงานต้องเดินหาของทั่วโกดัง (Database Scan) ทำให้ใช้เวลานาน
- ถ้าคุณสั่งหลายรอบ: พนักงานต้องเดินไปกลับหลายรอบ (Individual Cell Queries)
หัวใจสำคัญของความเร็วในเวอร์ชัน 11.3 คือ:
- Direct Communication: ตรวจสอบว่า Connection ระหว่าง Excel กับ Database Server เสถียรหรือไม่ (ผ่านการตั้งค่าใน Datalink)
- Data Reduction: ดึงมาเฉพาะสิ่งที่ต้องใช้จริงๆ เช่น การใช้ Exclude Zero Amount เพื่อไม่ให้ระบบเสียเวลาส่งค่าที่เป็นศูนย์กลับมา
- Upgrade Hardware Awareness: หากฐานข้อมูลมีขนาดใหญ่ขึ้นเรื่อยๆ (Big Data) การเพิ่ม RAM ให้กับ SQL Server จะส่งผลโดยตรงต่อความเร็วในการคำนวณของ Q&A
ข้อแนะนำเพิ่มเติม: หากต้องทำรายงานที่มีความซับซ้อนสูงมาก แนะนำให้ใช้เทคนิค Executive Reports แทนการใช้ Reference ใน Sheet เยอะๆ เพราะจะช่วยลดภาระของ Excel Engine ได้ดีที่สุด
หากท่านไหนที่สนใจเกี่ยวกับระบบ : SunSystems, CheckSCM หรือบริการอื่นๆ ของ IMAS
สามารถติดต่อได้ที่ : sale@i-mas.net สอบถามเพิ่มเติม โทร 02-666740
หรือ Line Official : @imas.official ( มี @ ด้วยนะคะ )
